Как правильно заказать перевод

В этой статье даются рекомендации, как правильно заказать письменный перевод текста. Она будет полезна тем заказчикам, которые только делают первый шаг в этой отрасли или желают оптимизировать процесс заказа перевода.

Планирование выполнения

Вне зависимости от того, готов ли текст на перевод или нет, прежде всего следует распланировать выполнение проекта. Определите:

когда сможете отправить текст на перевод поставщику для расчета стоимости. Если текст еще не написан, то учитывайте риск задержек его написания.

когда должны быть начаты работы. Другими словами, определите, сколько времени оставляете себе на выбор поставщика после отправки запроса на перевод.

крайний срок предоставления вам перевода, чтобы вам хватило времени для дальнейшей работы с ним. Учитывайте сложность тех работ, которые потребуется выполнить над переводом, прежде чем он будет готов к печати или иной окончательной обработке.

Старайтесь строго придерживаться планирования и включайте в него резервное время на случай возникновения проблем. Если конкретного крайнего срока нет и времени предостаточно, то планирование может быть схематичным.

Тестовый перевод

Если вы планируете долгосрочное сотрудничество с поставщиком перевода или перевод большого текста, то обязательно попросите потенциального поставщика (а лучше нескольких) выполнить тест, то есть перевести небольшую часть текста. Для этого выберите из данного текста наиболее характерную часть размером 150-300 слов и отправьте ее на перевод потенциальному поставщику. При этом рекомендуется по мере возможности в качестве тестового перевода давать связный текст и предоставлять все документы, которые подлежат переводу, в качестве справочных. Таким образом, переводчику будет известен контекст этой тестовой части. В таком случае результат тестового перевода будет более объективным в сравнении с тем, как если бы переводчик получил отдельные фразы/термины. Многие поставщики выполнят этот тест бесплатно, в особенности если проект, который вы предлагаете, представляется им выгодным. Получив обратно этот пробный перевод, вы сможете оценить, устраивает ли вас его качество, а также сравнить несколько переводов от разных поставщиков. Таким образом, при минимальных затратах вы отсеете некачественных поставщиков.

Необходимо понимать, что качество тестового перевода обычно выше качества, с которым будет впоследствии выполнен проект выбранным вами поставщиком. Это объясняется тем, что поставщик часто уделяет тестам больше сил, чем нормальному, текущему переводу, поскольку заинтересован в получении данного проекта.

Учтите, что для проверки тестового перевода ваша компания должна привлечь штатного специалиста, знающего язык перевода и/или оригинала, или прибегнуть к услугам другого поставщика. Первый вариант наиболее предпочтителен, поскольку никто, кроме представителя вашей компании, не знает точно, какое качество перевода ожидает ваша компания.

Итак, если вы запланировали тестовый перевод, то обязательно включите его в общее планирование и опять же добавьте резервное время на случай возникновения проблем.

Выделение достаточного времени

При отправке заказа рекомендуется планировать его выполнение так, чтобы поставщик перевода переводил примерно 2500 слов за рабочий день. При увеличении количества слов, переводимых за день, пропорционально снижается качество. Или же увеличивается цена, поскольку текст разделяют между переводчиками и требуется привлечь редактора, который обеспечит единообразие перевода. Таким образом, если ваш перевод срочный, то вы должны решить для себя дилемму: либо получаете перевод в срок, но с пониженным качеством/за большую цену, либо продляете срок. Руководствуйтесь тем, что из этого наиболее приоритетно для вас в данный момент. К сожалению, из-за неточного планирования заказчик часто, требуя срочный перевод и отказываясь продлевать срок, после получения перевода ничего с ним не делает, то есть перевод фактически лежит у него без дела, тогда как поставщик мог бы использовать это время с пользой для перевода.

Формат предоставления текста на перевод

95% поставщиков перевода предпочитают получать текст в электронном и редактируемом виде. Такой текст проще принимать, готовить к переводу, переводить и сдавать. Поэтому по мере возможности отправляйте текст на перевод именно в этом виде. Однако часто текст на перевод представляет собой изображение, рисунок или факсимильное сообщение, которые являются нередактируемыми (текст нельзя скопировать и вставить в другую программу). В этом случае трудозатраты поставщика возрастают, и заказчику следует быть готовым к доплате. В редких случаях текст может быть предоставлен в печатном или даже рукописном виде. При этом доплата может достигать 50 % от стоимости заказа. Рекомендуется избегать таких форматов предоставления текста.

Нижележащий файл

С форматом предоставления текста также связано понятие «нижележащий файл», то есть файл, содержащий редактируемые элементы, в котором непосредственно выполняется форматирование и набор текста и который предшествует окончательной печатной версии. Некоторые примеры таких пар:

Нижележащий файл  / Окончательная печатная версия

DOC, XLS (MS Office) / PDF

INDD (InDesign) / PDF

QXP (QuarkXpress) / PDF

Распространенной ошибкой является предоставление на перевод только окончательной печатной версии. В этом случае заказчик либо ожидает, что поставщик не только выполнит перевод, но и воспроизведет форматирование нижележащего файла в файле MS Word, либо планирует самостоятельно вставлять готовый перевод в нижележащий файл. При этом так или иначе возникают дополнительные, совершенно необязательные трудозатраты на стороне поставщика и заказчика. Поставщик вправе потребовать доплаты за восстановление форматирования. И трудозатрат, и доплаты можно избежать, предоставив поставщику именно нижележащий файл. Останется только согласовать, будет ли сам заказчик или поставщик выполнять верстку перевода внутри этого нижележащего файла.

Порядок оплаты

Прежде всего рекомендуется заключить договор на перевод. Договорное оформление отношений необходимо, поскольку вы не можете получить перевод немедленно и вам требуется гарантия. В зависимости от типа сотрудничества с поставщиком можно заключить рамочный договор и впоследствии отдельно согласовывать стоимость каждого заказа (удобно в случае регулярных заказов) или заключать договор на каждый заказ (удобно в случае крупных заказов).

Порядок оплаты варьируется в зависимости от поставщика. Некоторые поставщики могут потребовать 100-процентной предоплаты, в особенности если вы впервые делаете у них крупный заказ. Оптимальной считается 50-процентная предоплата, поскольку она защищает интересы обеих сторон и поддерживает мотивацию поставщика. Оставшиеся 50 % стоимости следует оплатить после сдачи заказа.

Предоставление заказчиком дополнительных материалов для справки

Заказчик может значительно облегчить задачу поставщика, предоставив ему пояснения к переводимому тексту. В их число входят конкретные разъяснения понятий, предыдущие переводы по этому предмету и прочие относящиеся к нему справочные материалы. Особенно полезны будут разъяснения аббревиатур, встречающихся в тексте, поскольку их перевод обычно вызывает наибольшие затруднения.

Согласование глоссария терминов

Для крупных проектов рекомендуется предварительно согласовывать глоссарии терминов. Составьте такой глоссарий из часто встречающихся в тексте терминов и отправьте его поставщику на перевод. Затем проверьте перевод, исправьте допущенные поставщиком неточности и верните глоссарий поставщику. В результате поставщик сможет пользоваться этим глоссарием при переводе, что существенно повысит качество. Стоимость перевода глоссария минимальна, и это вложение с лихвой окупается.

Скидки

Как и в любой другой отрасли, при крупном заказе вы вправе претендовать на скидку. Если поставщик не предлагает ее, то обязательно напомните о необходимости скидки.